EXCEL生産性向上委員会トラブル回避テクニック４

02/28/2000 -
４．とにかくセーブ！
・	パソコンはまだまだ不安定な機械ですよね。突然パソコンの画面が固まって、「あ゛ーっ！！セーブしてないっ！！！」と自分も固まってしまうことがよくあります。まさに「忘れた頃にやってくる」ので、何度も同じ失敗をしてしまいます。たとえNTやWin2000やWinXPベースのパソコンでも、停電したらおしまいです。
	対策は簡単です。こまめにセーブすることです。EXCELに限らずどんなソフトでも、「とにかく一息ついたらセーブ！」を心がけましょう。 EXCELの場合は、Ctrl + S または Alt + F S で上書き保存されます。 ”無意識”に Ctrl + S を押せるようになりましょう。
・	でも、それが「面倒だ」「やはり忘れてしまう」という方は、「自動保存」の機能を活用しましょう。自動保存は、次のような方法で設定します。
＜Excel97 , Excel2000 の場合＞
	「ツール(T)」メニューの「アドイン(I)」を選択すると、下のようなダイアログが表示されるので、「自動保存」をチェックしてOKを押します。すると、右のように「ツール(T)」メニューの中に「自動保存(U)」メニューが現れます。
	これを選択すると、右のように「自動保存」設定ダイアログが表示されますので、保存間隔などを指定しましょう。
＜Excel2002 , Excel2003 の場合＞
		Excel2002（ExcelXP）からは、自動保存はアドインではなくオプション設定に変わりました。「ツール(T)」「オプション(O)」に「自動保存」タブがあります（右図）。ここで、自動保存の間隔や場所を設定することができます。ただし、この自動保存は「自動上書き保存」ではありません。Excelが異常終了した際などにファイルを回復するために使用されるものです。自動バックアップされたファイルは、次の場合に削除されるようです。　・手動でファイルをセーブする。　・ファイルを閉じる。　・「名前をつけて保存」で別名保存する。　・Excelを終了させる。したがって、万一の時は役に立ちますが、完璧な復旧が約束されているものではありません。やはり自分で必要なときにセーブするする習慣にしたいものです。

	なお、こまめにセーブしていても、パソコン自体が死んでしまってはどうしようもありません。大切なファイルは、別のパソコンやサーバにもセーブするとか、フロッピー・MO・CD-Rなどの外部記憶媒体にもバックアップしておく習慣をつけましょう。【応用編】　personal.xls にマクロを追加して、このバックアップを自動的に行う方法をこちらで紹介しています。

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